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養浩然正氣 成經緯之才
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關于規范檔案有關查檔借檔工作的通知

時間:2021-04-07    作者:    出處:本站


隨著學校不斷發展和完善,學校各部門和社會對學校檔案的利用也日益增加。為使學校檔案利用工作更好地服務于教學、科研和管理,服務于社會,根據《中華人民共和國檔案法》和《山東省中小學校檔案管理暫行辦法》的有關規定并結合我校實際,按照“嚴格管理、安全保密、規范程序、方便利用”的原則,經學校研究決定,現就檔案查檔和閱檔事宜規范如下:
一、校內部門查檔借檔規范規定
  1、凡需要查檔或借閱的部門,必須填寫《學??剖医栝?、復印、查閱申請表》并進行審批?!秾W??剖医栝?、復印、查閱申請表》可從學校網站下載(首頁導航—服務保障—檔案室管理),查檔(借檔)經辦人應按要求填寫所查檔案的具體名稱、查檔(借檔)用途,并由所在部門領導簽字同意后方可到檔案室辦理。
  2、檔案室將視檔案利用的情況,直接辦理查檔或借檔手續,特殊或涉密檔案需按照學校保密等有關規定辦理。
  3、按照檔案室檔案利用安全的規定不得借出的檔案,借檔部門不得借出,使用部門可按照檔案室的要求復制或復印使用。
  4、借檔逾期不歸還、毀損甚至造成檔案遺失的屬于違法行為,由學校按照《檔案法》和《山東省中小學校檔案管理暫行辦法》的規定處理。
  5、借閱部門歸還檔案材料時要按照借出時把材料排序分類歸檔。
二、個人查檔規范規定

按照《中華人民共和國檔案法》和《山東省中小學校檔案管理暫行辦法》的要求,檔案室也要做好檔案服務社會的工作。
  1、外單位人員必須持單位介紹信及身份證或工作證,在表明利用檔案的目的和范圍并填寫《濟寧市育才中學檔案查閱申請表》履行相關借閱利用手續后可以查閱本人相關檔案?!稘鷮幨杏胖袑W檔案查閱申請表》可從學校網站下載(首頁導航—服務保障—檔案室管理)。
  2、經上級主管部門批準,履行相關手續的行政執法部門外借檔案應在一周內歸還,確需繼續利用的,必須到檔案室辦理續借手續,但外借總時間不得超過一個月。

3、檔案利用者要愛護檔案,要對檔案的保密、安全、完整負責,不得隨意增刪、涂改、撕毀、轉借、更不能丟失,如發現違規者,視情節輕重,上報主管部門處理。情節嚴重的,按《中華人民共和國檔案法》、《山東省中小學校檔案管理暫行辦法》等規定嚴肅處理直至追究法律責任。


 

                              濟寧市育才中學檔案室(校史辦)



附件一:流程圖

濟寧市育才中學檔案查詢流程圖4.jpg


附件二:

2021濟寧市育才中學檔案查閱申請表.docx


附件三:

2021濟寧市育才中學學??剖医栝?、復印、查閱申請表.docx



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